Preguntas frecuentes sobre eventos privados | Jardín Botánico del Desierto

ABIERTO TODOS LOS DÍAS 8 A.M.|7 a. M. PARA MIEMBROS MIÉ. & SOL.

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Planificación de su evento

¿CUÁNDO PUEDO VISITAR EL JARDÍN PARA VER LOS ESPACIOS DE EVENTOS?
  • The Garden lo invita a una visita de cortesía al sitio para explorar nuestras muchas opciones de lugares.
  • Las visitas autoguiadas de los lugares están disponibles durante el evento no especial, en el horario general del jardín. No se necesita cita; simplemente déjele saber a Admisiones que está interesado en realizar un evento aquí y le gustaría ver los espacios.
  • Ofrecemos visitas guiadas a nuestros lugares de lunes a viernes de 9 a. M. A 5 p. M. Comuníquese con nosotros para programar una cita con anticipación y para verificar la disponibilidad del lugar.

Boda y Social
Patrick Hanson
480.423.7012 | phanson@dbg.org

Eventos corporativos
Ali Reese
PAG 480.481.8104 | F 480.481.8139 | areese@dbg.org

¿QUÉ INCLUYE LA TARIFA DE ALQUILER?
  • Uso del lugar por el tiempo contratado
  • Horas adicionales para el montaje y desmontaje del evento
  • Admisión para todos los invitados al jardín en cualquier momento del día del evento.
  • Un vestidor por pareja de novios (si aplica)
  • Ensayo de boda la semana de la boda (si aplica)
  • Coordinación del lugar en el lugar
  • Estacionamiento en el lugar para todos los huéspedes
  • Mapas de senderos para sus invitados (si corresponde)
  • Señalización direccional desde las admisiones hasta el lugar del evento.
  • Garden Rangers en el lugar las 24 horas del día
¿A QUÉ HORARIO SE PUEDEN REALIZAR LOS EVENTOS?
Los eventos se pueden llevar a cabo entre las 7 am y las 11 pm La duración del evento y la disponibilidad de tiempo varía según el lugar. Se pueden alquilar horas adicionales prorrateadas, siempre que el horario del evento aún ocurra entre las 7 a.m. y 11 pm
¿CÓMO LLEGAN LOS INVITADOS?
  • No es necesario que nos proporcione una lista de invitados ni los invitados deben mostrar una invitación al evento.
  • Por favor avise a todos los huéspedes que se registren en Admisiones. La señalización direccional de cortesía se crea a medida para su evento para dirigir a sus invitados una vez que están en el jardín.
  • The Garden puede proporcionar recorridos guiados por docentes, donde los docentes saludan a sus asistentes a su llegada y los acompañan al lugar del evento por un costo adicional.
  • The Garden cuenta con estacionamiento de cortesía en el lugar con más de 600 espacios individuales, estacionamiento para autobuses y una parada de autobús de la ruta 56 Valley Metro.
¿ES ACCESIBLE EL JARDÍN ADA?

Si. The Garden ofrece alquiler gratuito de sillas de ruedas y scooters con descuento para todos los invitados a eventos privados. Todos los alquileres se asignan por orden de llegada.

¿ESTÁN DISPONIBLES LOS CARROS DE GOLF PARA MÍ Y / O MIS INVITADOS?
No. Los guardabosques operan carritos de golf solo para patrullas y emergencias. No puede traer carritos de golf adicionales al jardín.
¿ESTÁ PERMITIDO FUMAR EN EL JARDÍN?
No, el jardín es una instalación para no fumadores. Sus invitados pueden fumar en la entrada de servicio del lugar de su evento o en el estacionamiento principal.
¿PODEMOS ALMACENAR? ¿QUÉ PASA SI LLUEVE?
  • La lluvia es muy poco frecuente, con solo 7 pulgadas recibidas anualmente.
  • El Jardín no permite la carpa, excepto en caso de lluvia. En el caso de lluvia, la carpa deberá ser coordinada por usted a través de Classic Party Rentals, Event Rents o Pro Em únicamente.
  • Cada lugar del jardín tiene un plan de lluvia: Comuníquese con su planificador de eventos para conocer estas opciones.
  • Si tenemos un espacio interior alternativo disponible, podemos ofrecer reubicar su evento, pero esto no se puede garantizar.
  • No hay reembolsos debido al clima.
    ¿QUÉ PUEDE APORTAR EL JARDÍN PARA MEJORAR MI EVENTO?
    • Southwestern Luminarias colocadas alrededor del lugar de su evento: $ 200 por juego de 50 Luminarias
    • Calentadores de propano: $ 80 cada uno
    • Tour privado dirigido por un docente durante su evento: $ 100 por docente por hora (recomendamos 20 invitados por docente)
    ¿LA TARIFA DEL SEDE INCLUYE ALQUILER DE MESAS Y SILLAS?
    El jardín no tiene mesas, sillas y ropa de cama disponibles para alquilar. Recomendamos coordinar todos los alquileres (mesas, sillas y ropa de cama) a través de su proveedor, pero puede trabajar con un proveedor externo de su elección.
    ¿CUÁNTO TIEMPO TENGO PARA INSTALAR Y DESCARGAR?
    • El proveedor y los proveedores externos son responsables de configurar todos los artículos 2 horas antes del evento y de retirar todos los artículos directamente después del evento. El proveedor y los proveedores externos también son responsables de limpiar todos los artículos que se trajeron.
    • Comuníquese con su planificador de eventos si se solicita tiempo adicional.
    ¿TIENE UN MAPA DE JARDÍN DE UBICACIONES DE LUGARES Y PLANOS DE PISOS DE LOS LUGARES?
    • Comuníquese con su planificador de eventos para obtener un plano del lugar.
    • Descargue nuestro Mapa del lugar .
      ¿CUALQUIER LUGAR ESTÁ EN CONSTRUCCIÓN ACTUALMENTE?
      El jardín se alquila tal cual. En el caso de obras que afecten directamente a su lugar, el Jardín le informará de cualquier cambio de ruta o lugar lo antes posible. The Garden se reserva el derecho de reubicar su evento en el caso de construcción, cuando sea lo mejor para usted y su evento.
      ¿SE ADMITEN VELAS?
      Las velas están permitidas en el jardín, siempre que estén en un votivo o en un recinto, con la excepción del auditorio Webster, donde no se permiten velas de llama.
      ¿NECESITO ALQUILAR UN PISO DE BAILE?
      No recomendamos alquilar pistas de baile para el jardín porque cada lugar tiene una superficie natural que hace que el evento se sienta más orgánico y ahorra dinero. Si lo prefiere, puede alquilar una pista de baile en una empresa de alquiler externa.
      ¿QUÉ DÉCOR NO ESTÁ PERMITIDO?
      • No se permiten confeti, arroz ni globos en el jardín. Las burbujas son aceptables.
      • No se pueden colgar artículos de los árboles.

      Requisitos de catering, alcohol y proveedores

      ¿PUEDO TRAER MI PROPIO CATERING?
      The Garden requiere que trabaje con uno de nuestros ocho proveedores de catering preferidos que se enumeran en nuestro Paquete de información y precios del evento. Al investigar los servicios de catering de nuestra lista, le recomendamos que se ponga en contacto con algunos de ellos con un precio específico en mente y evalúe con quién prefiere trabajar.
      ¿PUEDO TRAER MI PROPIO ALCOHOL?

      El jardín tiene una licencia de licor. Todo el alcohol debe coordinarse a través del Gerente de Bebidas del Jardín, Marianne Donnan . La facturación se basa en el consumo y los ejemplos de diseño de facturación incluyen:

      • Bar completamente alojado
      • Bar alojado solo para ciertos tipos de bebidas, como cerveza, vino y refrescos
      • Barra alojada que se convierte en una barra de efectivo cuando se ha consumido una cierta cantidad en dólares
      • Barra alojada que va a una barra de efectivo después de un cierto período de tiempo
      • Barra de efectivo solo con brindis con champán

      No se permite el alcohol externo. Sin embargo, Garden puede pedir productos alcohólicos especiales que le gustaría tener detrás de la barra para personalizar su evento.

      Estimación de bebidas:

      • $ 5 – $ 8 por persona, por hora
      • Tarifa de instalación de bar: $ 150 por barra (1 barra por 75 personas)
      • Tarifa de camarero ($ 25 por camarero, por hora, mínimo de 4 horas)
      • Los artículos de plástico están incluidos en la tarifa del bar. La cristalería se coordina a través de su proveedor.
      ¿TIENE ALGÚN REQUISITO PARA FLORES DE EVENTO, PLANTAS EN MACETAS O CENTROS DE PIEZAS?
      • Se permiten flores y pétalos de flores recién cortadas. También se permiten pétalos de flores.
      • Tenemos una lista de viveros aprobados para plantas en macetas (además de la tienda de jardinería), para garantizar que solo se traigan plantas sanas al jardín.
      • Los floristas con licencia también pueden crear centros de mesa vivos de suculentas y otras plantas vivas.
      ¿PERMITE MÚSICA AMPLIFICADA Y TIENE ALGUNAS RESTRICCIONES O RECOMENDACIONES DE MÚSICA?

      The Garden permite DJ, bandas y músicos en vivo en todos los lugares del evento, con la excepción de Webster Sala. Proporcionamos el poder a los músicos, pero les pedimos que proporcionen su propio equipo de sonido. El jardín no tiene una ordenanza sobre el ruido. Solicitamos que la música se mantenga a un nivel razonable para no obstaculizar otras áreas del jardín.

      ¿TIENE OTROS REQUISITOS DE PROVEEDOR?
      The Garden tiene una lista de proveedores preferidos con proveedores recomendados para todos los elementos adicionales de su evento. Se anima a estos proveedores, ya que están muy familiarizados con el jardín, pero no es obligatorio. Puede utilizar cualquier proveedor que desee para elementos adicionales del evento (además del servicio de catering y bebidas).
      ¿NECESITA VER NUESTRA INVITACIÓN ANTES DE SER ENVIADA POR CORREO?

      El Jardín debe aprobar todo el material impreso que incluya el nombre del Jardín y la fecha de su evento. Esto no es por estética, sino para actuar como un segundo par de ojos para garantizar que todos los nombres, fechas y direcciones estén escritos correctamente. Envíe por correo electrónico o fax una copia de su invitación antes de imprimirla y la aprobaremos lo antes posible.

      ¿CUÁNDO OCURRIRÁ EL PASO FINAL?
      • The Garden solicita que se lleve a cabo un recorrido final con usted, su planificador de espacios de jardín y su proveedor de servicios de catering no menos de 10 días antes de la fecha del evento. Recopilamos toda la información de proveedores y configuración en este momento, para garantizar la eficiencia el día del evento. Por lo general, estas reuniones se llevan a cabo el miércoles de la semana anterior a la fecha de lunes a domingo de su evento. Comuníquese con su proveedor de servicios de catering y el planificador de eventos para programar la hora específica de esta cita. Si es necesario, estas reuniones también pueden tener lugar por teléfono.
      • El pago restante de la tarifa de alquiler y los complementos vencen en este momento, al igual que el seguro de responsabilidad civil y el depósito de seguridad.
      ¿LIDERARÁ EL JARDÍN MI ENSAYO DE BODA? ¿CUÁNDO SE CELEBRARÁ?
      • Los ensayos son gratuitos y pueden ser dirigidos por su planificador de jardines.
      • Los ensayos se programan por orden de llegada, según la disponibilidad. Los ensayos se permiten hasta 1 hora en el lugar designado para el evento. Los horarios típicos de ensayo son los jueves y viernes a las 2 pm, 3 pm y 4 pm, pero esto puede variar según la disponibilidad. Días alternativos y ensayos matutinos disponibles a pedido.
      ¿OFRECEN VESTIDORES PARA LA PAREJA DE BODAS?
      Se proporciona un vestidor de cortesía. La sala específica se designa 2 semanas antes de su evento y se puede acceder a ella 2 horas antes de la hora de inicio del evento y están disponibles hasta el final del evento. El acceso anticipado a los vestidores se puede adquirir bajo petición.
      ¿QUÉ HARÁ EL JARDÍN PARA AYUDAR A PLANIFICAR NUESTRO EVENTO?
      • The Garden facilita la visita al sitio, el contrato y el pago del lugar para su evento. Estamos disponibles para cualquier pregunta relacionada con empresas de catering y proveedores durante todo el proceso de planificación.
      • Asista al recorrido final directo del ensayo de la boda (si corresponde).
        Supervise la configuración de todos los proveedores el día del evento.
      • Ayude a enviar a la fiesta de bodas por el pasillo en el momento de la ceremonia (si corresponde).
      • Supervise la transición entre la ceremonia, la hora del cóctel y la recepción. Una vez que todos los invitados están en la recepción y todo está funcionando sin problemas, salimos.
      ¿DEBO TENER UN PLANIFICADOR DE BODAS? ¿QUÉ COORDINARÁ EL PLANIFICADOR DE BODAS?
      • Le recomendamos que tenga un organizador de bodas y / o un coordinador del día de su evento. Si bien no se requieren planificadores de bodas, se requiere un día de contacto, en caso de que Garden necesite comunicarse con alguien con respecto a su evento.
      • El organizador de bodas o el contacto del día serán responsables de todos los pequeños detalles de su día especial.
      • Se recomienda encarecidamente a un organizador de bodas para aliviar el estrés ayudándole a planificar todos los detalles, ahorrándole dinero a través de conexiones con proveedores, tranquilizándolo el día de la boda sabiendo que está en buenas manos y coordinando todos los aspectos de su evento desde su cena de ensayo hasta el último baile.
      ¿TIENE ALGÚN REQUISITO PARA EL PASTEL O LOS POSTRES AL HORNO?
      Puede utilizar cualquier panadería con licencia.
      ¿TIENE ALGÚN REQUISITO FOTOGRÁFICO?
      • Le invitamos a tomar fotografías en cualquier lugar del jardín el día de su evento. Le solicitamos que permanezca en los senderos en todo momento y respete a los demás huéspedes del jardín.
      • ¡Nos encantan las fotos! No dude en compartir sus fotos con nosotros después de su evento.
      ¿PUEDO TOMAR FOTOS DE COMPROMISO O BODA AQUÍ AUNQUE NO ME CASO EN EL JARDÍN?
      • Si va a realizar un evento en el jardín, puede tomar fotografías de compromiso de cortesía en el jardín antes de su evento durante el horario de admisión general.
      • Si no va a realizar un evento en el jardín, pero le gustaría tomar fotografías de compromiso aquí, puede visitar el jardín durante el horario de admisión general y pagar la tarifa de admisión para todos en su grupo. No es necesaria reserva previa. Le solicitamos que permanezca en los senderos en todo momento y respete a los demás huéspedes del jardín.
      ¿NECESITAS RESERVAS PARA BODAS EN TRAILSIDE MENORES DE 10 PERSONAS?
      Para grupos pequeños de menos de 10, ofrecemos opciones flexibles como ceremonias junto al sendero durante el horario de admisión general. No se requieren reservaciones por adelantado; simplemente le pedimos que permanezca en los senderos en todo momento y respete a los demás invitados y eventos.

      Reservas y pago

      ¿PUEDO MANTENER UN LUGAR MIENTRAS TOMO UNA DECISIÓN?
      • Una vez que haya visto el Jardín Botánico del Desierto en persona, puede realizar una reserva de siete días en cualquier fecha y lugar disponibles sin un depósito.
      • Háganos saber si desea reservar la fecha o liberar la retención dentro del período de tiempo asignado.
      • Si ya hay una reserva en la fecha que le interesa, puede realizar una segunda reserva. En el caso de que se libere la primera reserva, se le contactará y tendrá 48 horas para seguir adelante con una reserva o para liberar la retención.
        ¿EXISTEN IMPUESTOS O CARGOS ADICIONALES ADEMÁS DE LOS COSTOS DE ALQUILER?
        • The Garden es una organización sin fines de lucro y no aplica impuestos ni agrega cargos por servicio a los costos de alquiler. Se agrega un cargo por servicio del 20% a la facturación del servicio de bebidas alojado.
        • No requerimos ningún mínimo de alimentos o bebidas, lo que ayuda a mantener bajos los costos por persona.
        ¿USTED OFRECE ALGÚN DESCUENTO?
        • Nuestros precios no son negociables y no cambian según el día de la semana o la hora del día.
        • La tarifa de alquiler no es deducible de impuestos.
        • No ofrecemos descuentos para miembros.
        • Ofrecemos descuentos de verano para lugares que se alquilan por más de $ 1,000. Los descuentos ofrecidos son $ 500 de descuento en alquileres de junio y 50% de descuento en alquileres de julio y agosto.
        • Ofrecemos descuentos a otras organizaciones sin fines de lucro. Por favor pregunte.
        ¿CUÁNDO SE DEBEN EL CONTRATO, EL DEPÓSITO Y EL PAGO FINAL?
        • Cuando esté listo para reservar una fecha y lugar, le enviaremos su contrato por correo electrónico. Requerimos el contrato firmado y el 50% de la tarifa de alquiler dentro de los siete días. El contrato y el pago pueden devolverse por correo electrónico, fax, correo postal o en persona.
        • Aceptamos pagos con cheque o tarjeta de crédito. Incluiremos un formulario de autorización de tarjeta de crédito que puede completar cuando le enviemos su contrato. Los cheques deben hacerse pagaderos a «Desert Botanical Garden».
        • Recaudamos el 50% restante de la tarifa de alquiler dos semanas antes del evento. También cobramos el pago de los complementos del evento en ese momento (es decir, luminarias, calentadores y docentes).
        ¿REQUIERE UN DEPÓSITO DE SEGURIDAD?
        Se requiere un depósito de garantía reembolsable de $ 500 por dos semanas antes del evento y es reembolsable después del evento. El depósito de garantía reembolsable se reembolsará después del evento, en caso de que nada se haya roto, robado o dañado.
        ¿REQUIERE SEGURO?
        • Se debe proporcionar al Jardín un certificado de seguro en el que se nombre Desert Botanical Garden como una parte asegurada adicional al menos dos semanas antes del evento.
        • El Usuario debe demostrar una cobertura de responsabilidad civil de al menos $ 1,000,000 para el día del evento. Dicho certificado debe emitirse sin costo adicional para el Jardín.
        • El contrato de carta ejecutado por el Usuario debe contener una disposición para indemnizar al Jardín. La compañía de seguros del Usuario declarará que el Jardín quedará indemne con respecto a cualquier responsabilidad que surja o se relacione con el uso de las instalaciones del Jardín.
        • Para obtener el seguro mencionado anteriormente, le recomendamos que se comunique con el seguro de propietario de vivienda, ya que normalmente no cobran más. Si no tiene un seguro de vivienda, le recomendamos que obtenga el seguro a través de una compañía llamada WedSafe .
        ¿CUÁLES SON SUS POLÍTICAS DE CANCELACIÓN O CAMBIO DE FECHA?
        • Si se cancela una reserva antes de los seis meses del evento, el Jardín retiene el 50% del depósito.
        • Si se cancela una reserva dentro de los seis meses posteriores al evento, el Jardín retiene el depósito completo.
        • Una transferencia de fecha (de una fecha a otra) se considera una cancelación y se aplican todas las políticas enumeradas anteriormente. La nueva fecha seleccionada se consideraría un nuevo contrato y se aplicarían las tarifas de alquiler completas.
        ¿CÓMO VERIFICAR LA DISPONIBILIDAD Y CONTRATAR MI EVENTO?
        • Comuníquese con Garden’s Venue Planner por correo electrónico, teléfono o el formulario de solicitud de disponibilidad para ver si su fecha / lugar preferido está disponible.
        • El planificador de eventos le ayudará durante el proceso de contratación.
        ¿HAY ALGÚN COSTO DIFERENTE PARA CEREMONIAS O RECEPCIONES?
        Las tarifas de alquiler siguen siendo las mismas ya sea que celebre solo una ceremonia, solo una recepción o una ceremonia y recepción en su lugar.
        ¿PUEDO TENER UN EVENTO PARA RECAUDAR FONDOS, PROM, RELIGIOSO O POLÍTICO EN EL JARDÍN?
        • Dado que The Garden es una organización sin fines de lucro, no permitimos eventos de recaudación de fondos, subastas silenciosas, rifas o eventos con intercambio de dinero que apoyen otras causas.
        • The Garden no permite bailes de graduación.
        • El jardín no permite funciones religiosas (excluidas las ceremonias de boda).
        • The Garden no permite eventos políticos.

        The Plants and People of the Sonoran Desert Trail will be closed Nov. 28 - Dec. 1
        ADVANCE TICKET RESERVATIONS ARE REQUIRED FOR MEMBERS & GENERAL ADMISSION.